Sidosryhmien viestintäsuunnitelman lähettäminen
Kun toteutat suurta IT-muutosta, selkeä viestintäsuunnitelma on ratkaisevan tärkeää, jotta sidosryhmät pysyisivät ajan tasalla. Kaikkiin liiketoimintaan vaikuttaviin hankkeisiin on liitettävä sidosryhmäviestintäsuunnitelma.
Mikä on sidosryhmäviestintäsuunnitelma?
Sidosryhmäviestintäsuunnitelmassa hahmotellaan:
- Kenelle on tiedotettava projektista ja muutoksista
- Mitä tietoja heidän on tiedettävä
- Milloin heidän kanssaan ollaan yhteydessä projektin aikajanalla
- Kuinka viestintä tapahtuu toimitetaan (sähköposti, kokoukset jne.)
Tavoitteena on varmistaa, että kaikki asianosaiset saavat selkeät ja johdonmukaiset viestit valmistautuakseen tuleviin IT-muutoksiin.
Kun suunnitelman lähettäminen
Sidosryhmien viestintäsuunnitelman luonnos tulee toimittaa suunnitteluvaiheessa ennen muutosten ajoittamista tai toteuttamista. Se on liitettävä seuraavien mukana:
- Projektin peruskirja ja laajuusasiakirjat
- tekninen suunnittelu ja testaussuunnitelmat
- riskinarviointi- ja riskinhallintastrategiat
Tämä antaa riittävästi aikaa tarkistaa viestintätapa osana muutosten hyväksymisprosessia.
Suunnitelman vaatimukset
Lähetä sidosryhmien viestintäsuunnitelmasi käyttämällä vakiomallia ja sisällytä se:
- < li>Luettelo kaikista sidosryhmistä yleisön mukaan ryhmiteltynä (työntekijät, kumppanit, IT-tiimi, johtajat jne.)
- Projektin aikatauluun sidotut viestinnän virstanpylväät
- Avainviestit ja viestintäkanava(t) ) per virstanpylväs
- Roolit ja omistajat viestinnän toteuttamisessa
- Suunnittele palautteen vastaanottaminen, seuranta ja siihen vastaaminen
Liitä mukaan viestiluonnokset, kuten sähköposti malleja tai esitysmateriaaleja. IT Change Advisory Board tarkistaa ja saattaa antaa suosituksia.
Tarvitsetko apua?
Jos sinulla on kysyttävää tehokkaan sidosryhmien viestintäsuunnitelman kehittämisestä, ota yhteyttä IT-viestintätiimiin osoitteessa < a href="mailto:it-communications@company.com">it-communications@company.com. He voivat tarjota ohjeita ja parhaita käytäntöjä.
Selkeä sidosryhmäviestintä on elintärkeää IT-muutoksen onnistumiselle. Lähetä suunnitelmasi ajoissa, jotta pysyt ajan tasalla!
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.